Word編LEVEL1

便利設定:変更箇所の承諾/変更履歴の表示・非表示

あるあるこんな悩み

前回、紹介した変更履歴の記録。校閲する人たちにとっては、修正ポイントが明確で非常に便利なものですよね。一方、校閲済みの最終型のファイルを、クライアントなど上の立場の人に送る際には、文書を逆に見づらくしてしまう恐れがあります。そこで今回は、変更履歴を保持したWordファイルから、その履歴を消す方法をご紹介します。

変更履歴を消す方法は?

そんなとき使える、Wordの便利設定は?

変更点を反映する

変更履歴を消すには、その変更箇所を承諾してあげる必要があります。 Word 2007では下記の方法で行うことができます。

  1. 1.〔校閲〕タブの〔承諾ボタン〕の下にある矢印部分をクリック。
  2. 2.〔ドキュメント内の全ての変更を反映〕をクリックします。

これで変更履歴を文書から消すことができます。

変更履歴の表示・非表示

また、変更履歴は、その情報を残したまま、非表示にすることもできます。

  1. 〔校閲〕タブの〔変更履歴とコメントの表示〕をクリックすると、変更履歴の項目が出ます。

左にチェックの入っているものが、文書中に「表示」されていることになります。 例えば、コメントのみ非表示にしたい場合は、〔コメント〕の左のチェックをはずせば、文書中に表示されなくなります。

しかし、ここで注意したいことがひとつ。自分のパソコンで変更履歴を「非表示」にして保存し、相手先に送付したとしても、その設定は引き継がれません。受取先のパソコンの設定に依存します。

そのため、文書の校閲が済んだ最終型の文書は、変更履歴を残す必要がない場合には、先に述べた変更箇所の承諾を施してから送付するのがおすすめです。逆に、変更履歴を残しておきたい場合は、変更履歴があるものをバックアップ用に、変更履歴を承諾したものを別ファイルとして保存し送付用に、2種類用意しておくと良いでしょう。

※ Microsoft Office Word 2007における設定方法をご紹介しています。

  • 変更履歴は、正しく残して賢く使いましょう
  • ※上のボタンにマウスオンで、キーの位置を確認!

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