Word編LEVEL2

ショートカット:変更履歴の記録/コメントの挿入

あるあるこんな悩み

複数人でWord文書をやりとりしていると、自分の手に戻ってきたころにはどこが変わったのかわからなくなってしまうことがしばしばあります。そんなときのために、Wordには「変更履歴」を保持する機能が備わっています。今回はその機能の仕組みや有効・無効にする方法をご紹介します。

誰がどこを直したかわからないときは、変更履歴を使おう!

そんなとき使える、Wordの便利設定は?

変更履歴のオン/オフを切り替える

Word 2007において、変更履歴のオン/オフを切り替えるには、〔Ctrl〕+〔Shift〕+〔E〕を押します。何も変わらない、という方は、〔校閲〕タブをクリックしてから行ってみてください。〔変更履歴の記録〕の色が変わります。

変更履歴の記録がオフの場合

変更履歴の記録がオンの場合

このオレンジ色の部分をクリックすることでも、オン/オフを切り替えることが可能です。

「校閲タブでしか、オン/オフの状態を確認できないの?」とお思いの方もいらっしゃいますよね。いいえ、そんなことはありません。ステータスバーに変更履歴のオン/オフを表示することもできます。

ステータスバーに変更履歴の状態を表示
  1. Wordのステータスバー上で右クリックを押します。出てきたメニューから〔変更履歴〕をクリックし、チェックが入った状態にします。
  2. すると、ステータスバーに変更履歴の記録のオン/オフ状態が示されます。この部分をクリックすることでも、オン/オフを切り替えることが可能です。
文章の校正

変更履歴の記録をオンにした状態で文章の校正をおこなうと、例えば、文言を追加した場合には色付きで表示したり、削除した場合は、取り消し線で表示したりと、その変更の履歴を残すことができるようになります。

コメントの挿入

文章の校正をしている際、「ここはこうしたほうがいい?」などと、文書をやりとりする相手に対してメモ書きを残したい場合があります。そんなときは、コメント機能を使いましょう。コメントをつけたい文字列や画像などを選択し、〔コメントの挿入〕ボタンを押すと、コメントをつけられるようになります。

ショートカット〔Ctrl〕+〔Alt〕+〔M〕でも可能です。
追加したコメントを削除したい場合は、コメント上で右クリックをし、〔コメントの削除〕を選びましょう。

いかがでしたか? 
これまで、校正したWord文書を相手にメールで添付する際に、「こことここを修正しました」「あの部分の表現に悩んだので保留しています」など、事細かにメール本文で修正点を補足していた、なんて方にはうってつけの機能です。受け取る側の人にとっても照合しなくて済む分、とても親切ですよね。ぜひマスターあれ!

※ 上記は、Microsoft Office Word 2007における設定方法です。お使いのWordのバージョンにより、設定方法が異なりますのでご注意ください。
Word 2003 の場合の設定方法はこちら
1.変更履歴のオン/オフ:メニューバーの[ツール]から[変更履歴の記録]をクリック。
2.コメントの挿入:メニューバーの[挿入]から[コメント]をクリック。

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