ここではビジネスで使える色々なクラウド業務サービスの便利な使い方をサービス提供会社自らがご紹介します。クラウドだから初期費も安くて費用も安いものが盛りだくさん。補助金・助成金を活用すれば費用が補てんされることも!うまく使いこなして楽しくスマートなビジネスを実現しましょう!


情報管理を簡単に!

ファイルの受け渡しを管理する

第1回で「相手に安心感を与えるファイルの受け渡し」についてご紹介しましたが、ファイルの受け渡しは会社としても“安全に”行いたいですよね。しかしあまり複雑な管理を行おうとすると使うのが面倒になり、結果として「安全ではないが簡単な方法」が使われるケースがみられます。複雑すぎないことが重要です。法人向けのオンラインストレージサービスは、この管理機能の使い勝手が社内での普及に影響を及ぼします。
「相手に安心感を与えるファイルの受け渡し」としてご紹介した「BIGLOBEグラウドストレージ」サービスの「Web公開」機能には実は「Web公開承認の設定」という管理機能があります。

「Web公開承認の設定」とは

「Web公開承認の設定」とはその名の通りWeb公開機能を使う時に承認者の承認が必要になる設定です。この1段階を通すだけで安全管理のレベルがあがります。承認者へはメールが送られるので承認が必要なことにすぐに気づくことが出来、運用の負荷も高くありません。
これなら実際に設定しても使っていけそうです。

Web公開承認の設定

「もう少し安全性を強化したい」という場合は、パスワードポリシーの設定も可能です。通常の利用者のパスワードを始め、Web公開するときのパスワードや受取フォルダ設定の際のパスワードについても文字数やエラー許容回数、有効期限などのポリシーを設定することが出来ます。基本的にチェックボックスと数字入力だけなので非常に簡単です。

ユーザパスワードポリシー設定

あとは何かあった時に調べられれば大丈夫?

安全さを追求しすぎるとルールが複雑になって使われなくなってしまいます。使う際のルールは最低限にして、あとは利用履歴を残して「何かあった時に調査できる」状態にしておくことで対応できるという考え方もあると思います。利用履歴を残していることは悪意に対する抑止力にもなります。会社として利用する場合、利用履歴でどこまで見られるかを確認しておくことは重要ではないでしょうか。この辺りは「無料利用期間」があるサービスの場合、実際に使ってみて確認することが出来るので安心です。保存期間が短い場合は定期的にダウンロードをして手元で管理しておけば必要なときに遡ることが出来ます。保存しているファイルの内容自体は暗号化されていてサービス提供会社側でも通常見ることが出来ないかたちで運用しているのでそこは利用履歴を使って自分たちで管理するしかないと思います。

ログのタウンロード

通常利用時の安全運用について

ここまでいろいろと安全管理の方法についてご紹介しましたが、普通に利用するときの安全性についても基本的な設定を行っておくことが重要です。
それは「グループ分けとアクセス制限」です。これは社内のファイルサーバと同じですが、オンラインストレージの場合、社外の方と共有するケースもありますので忘れずに設定しておきたいですね。法人向けのサービスではこの辺りの設定も簡単に行えることが選定のポイントになります。これも無料利用期間に実際に設定してみて確認しておくと後で困りませんよ。 安全に利用するための情報管理は色々な方法がありますが、まずは今回ご紹介の内容から始めてみてはいかがでしょうか。後は使いやすさと安全さのバランスを考えて工夫してみて下さい。

グループ分けとアクセス制限

  1. サービス名:BIGLOBEクラウドストレージ
  2. 提供会社:ビッグローブ株式会社
  3. http://business.biglobe.ne.jp/storage/

(編集 : BB-WAVEスタッフ)