ここではビジネスで使える色々なクラウド業務サービスの便利な使い方をサービス提供会社自らがご紹介します。クラウドだから初期費も安くて費用も安いものが盛りだくさん。補助金・助成金を活用すれば費用が補てんされることも!うまく使いこなして楽しくスマートなビジネスを実現しましょう!


ICカードを使った経費精算サービスを使ってみた!

面倒ではありませんか経費精算

いつも忘れたころにまとめてやることになる「経費精算」。
過去のスケジュールを見直しながら「あの日はここへ行ったな」と交通費を登録したり、財布からレシートを取り出して書きながら申請書に貼りつけたりと、結構手間な作業が多いですよね。
今や電車やバスに乗るのはICカードという人も多いと思いますが、ICカードの履歴を見ながら交通費申請をしている人はすごく少ないのではないでしょうか。
そもそも履歴はある程度溜まってくると古いものから消されてしまうので「1か月前の履歴がない」なんてことも起こります。

そこで気になっていた経費精算アプリ「Staple(ステイプル)」を使ってみました。

申し込みはWebから

申し込みは非常に簡単です。StapleのWebサイト(https://staple.jp/)にアクセスして新規登録ボタンを押すと申込画面が表示されます。
名前とメールアドレスを入力するか、Facebookアカウントでログインするだけで完了です。個人で使うのは無料です。

申し込みはWebから

ICカードから情報を読み込むアプリをインストール

ICカードの履歴を使って交通費精算情報を登録するために、ICカードから情報を読み込む「Stapleリーダー」アプリをインストールします。
ここで注意が必要なのがインストールする端末はAndroidでNFC機能やおサイフケータイがあるスマホやタブレットであることです。それはICカードの読み取りのためにNFC機能を使うためです。
ここで「私はiPhoneだから関係ないか・・・」と思ったあなた、ちょっと待ってください。 Stapleは職場のチームで複数の人が使う事も想定して作られているので、ICカードの読み取りは共通の端末でも大丈夫なのです。スマホでもタブレットでも「1台」NFC機能やおサイフケータイが使えるAndroid端末があればOKです。
NFC機能が使えるかどうかは端末の裏面を見て下さい。下図のマークがついていれば大丈夫です。

「Stapleリーダー」はGoogleのPlayストアで「staple」と入力して検索するとすぐに見つかります。「Staple(ステイプル)−経費精算」というアプリもありますが、まずは「Stapleリーダー」をインストールしてください。

ICカードから情報を読み込むアプリをインストール

Stapleリーダー
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.crowdcast.staple_reader
Get it on Google Play

ICカードを読み込んでみる!

早速Stapleリーダーを使ってICカード(私の場合はPASMO)を読み取ってみようと思いますが、ここで一点注意が必要です。
先程も書きましたが、読み取りのためにはAndroidの「NFC機能」が必要になります。
Stapleリーダーを起動したときに「NFCは無効です」というメッセージが表示されたら、今は使えないようになっているということなので、メッセージにある「無線設定」ボタンをおしてください。NFC機能を使えるようにする設定画面が表示されますので「Reader/Writer」機能を有効にしてください(端末によって異なりますがチェックボックスをつける形が多いです)。
Stapleリーダーの画面へ戻った時にNFC機能が使えるようになっていると「ICカードをかざすだけ」画面(下図1)が表示されます。
裏面のNFCマークにICカードをあててしばらく待ってください。読み込みが完了すると画面に残高が出ます(下図3/履歴は出ません)。

相手からアップロードしてもらう事も出来ます

ICカードをStapleへ登録

まずは残高が表示されている画面で「カード登録」をおします。
そうするとQRコードが表示されます(上図4)。
次に私の場合、目の前にPCがあったので、ブラウザでStapleのWebサイト(https://staple.jp/)を表示してサインイン。
メニューのStapleリーダーをクリックして「ICカードの追加」のところでQRの下に書かれている登録用コード(上図4の下線部分)を「カードID」欄へ入力しました。
カード名は自由なので自分がどのカードか分かる名前にしておくと良いでしょう。

他にもQR画面を表示していないスマホ(この場合iPhoneでも可)で登録する場合、登録するスマホに「Staple(ステイプル)−経費精算」アプリをインストールしてQRをスキャンするという方法もあります。共通端末にみんなでICカードをあてているときはこれが簡単ですね。

登録が完了するとICカードが表示され、利用履歴ボタンが出てきます。

相手からアップロードしてもらう事も出来ます

なお、一度ICカードを登録すると同じカードで2回目に読み込むと何もしなくても自動的に履歴が紐づいて溜まっていきます。つまり2回目からは移動の合間などにこまめに「Stapleリーダー」を立ち上げてICカードを読み込ませておくだけで「1か月前の履歴が無い・・・」ということは無くなるのです。

また「Staple(ステイプル)−経費精算」アプリ(Android、iOS両方あります)は、Webサイトから行えることをアプリで提供しているので、普段はPCを使わないでスマホでいろいろやる人はインストールしておくといいと思います。「Stapleリーダー」はICカードを読み取る機能だけです。
後で加工するのはWebサイトか「Staple(ステイプル)−経費精算」アプリで行います。

「StapleでICカード登録の手順を動画で見る」
 https://youtu.be/lP5LhKP4C7M

細かい変更も簡単にできる

WebサイトでStapleへサインインして、Stapleリーダーをクリックすると登録したICカードが表示されています。「利用履歴」ボタンをクリックすると溜まっている履歴が表示されます。
仕事ではなくて個人的に電車に乗ることもありますよね。そんな時はその履歴だけ削除することができます。削除しないで、仕事の履歴だけを選択して経費を作成することもできます。

細かい変更も簡単にできる

経費メニューをクリックすると先程作成した経費が表示されています。
経費メニューでは、その場で新しい経費を手入力登録することができます。一覧表示ではいろんな方法で登録した経費がまとめて表示されます。
ここから精算したい経費を選択して「レポート作成」することで経費データからファイルを作成する事ができます。経費データには画像を付けることもできるので、レシートをスマホで撮影して入れておくと確認しやすくて便利ですね。

細かい変更も簡単にできる

こうしてデータ出力した交通費情報を自社の項目用に加工して交通費精算をしてみました。
使ってみて気づいたのですが、ICカードから取り込んでいるので運賃がICカード金額(1円単位)で登録されます。今ではICカード料金を表示してくれる運賃検索サイトもありますが調べなくても良くてとても便利でした。
自社の経費精算システムの項目で出力してくれると一番助かりますが・・・。

おまけ)事務手続きも便利になりそう

今回は、私が自分の交通費データを作成してみただけなので、レポートを作成した後、レポート画面からデータ出力したのですが、Stapleでは職場でのチーム利用をサポートしているため、ここから申請/承認/却下などのワークフローを動かすことができます。

また、データ出力メニューから「チーム全員の承認済データ」といった条件を設定して会計パッケージのフォーマットに合わせたデータ出力が可能です。
会社が弥生会計や勘定奉行、PCA会計、freee、MFクラウド会計などを使っている場合、会計システムに取り込める状態でデータを出力できるので、経費データを簡単に会計システムへ移すことができます。
これなら紙の申請書を回して上司に承認してもらってから経理が手入力するなんて事務手続きはとても楽になり、ミスも減ります。
今年は経費申請のデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。

おまけのおまけ Staple for 弥生(https://expense.staple.jp/yayoi)が発表されていました。該当する弥生会計のサービスを既にお使いの方は、Stapleの基本機能を弥生IDで使えて仕訳も自動連携。しかも無料らしい。詳しくはWebサイトを確認してください。

細かい変更も簡単にできる

  1. サービス名:Staple
  2. 提供会社:クラウドキャスト株式会社
  3. https://staple.jp/

(編集 : BB-WAVEスタッフ)