ここではビジネスで使える色々なクラウド業務サービスの便利な使い方をサービス提供会社自らがご紹介します。クラウドだから初期費も安くて費用も安いものが盛りだくさん。補助金・助成金を活用すれば費用が補てんされることも!うまく使いこなして楽しくスマートなビジネスを実現しましょう!


相手に安心感を与えるファイルの受け渡しをしませんか。

社外の方へファイルを送る時どうしていますか?

ビジネスでは見積書や請求書に始まり、最近は画像や動画を電子ファイルでやり取りをすることが多くなりました。それらのファイルをお客様などの社外の方へ送る時どんな方法で送っていますか?
例えばこんな方法でしょうか。

  1. メールに添付する
  2. 無料のファイル渡し用のネットサービスを利用する
  3. お互い同じオンラインストレージを契約して、オンラインストレージ上で渡す

ただ、それぞれ気になることがありますよね。例えば、

  1. メールに添付すると誤送信が怖い。また、ファイルサイズが大きいと受信拒否されるかも。
  2. 無料のネットサービスを使っているけど、このサービスにファイルを送っても安全なのかな。
  3. 無料のネットサービスは、無料なのは嬉しいけど漏えいすると嫌だな。
  4. 送った相手が「セキュリティに気を使っていない会社だ」と思ったりしないかな。
  5. 相手がダウンロードするときに画面に変な広告が出たらどうしよう。
  6. 相手にわざわざオンラインストレージのユーザになってもらうのは難しいな。手続きもめんどうかもしれないな。

無料のネットサービスのような使い勝手で有料の安全なファイル共有サービスを使える!

今回紹介する「BIGLOBEクラウドストレージ」サービスは、「Web公開」機能を使って、相手が同じサービスのIDを持っていなくても、個別にパスワードを設定してWebからダウンロードしてもらえる機能を提供しています。

有料サービスなので、当然画面に広告が出ることもありません。サービスはインターネット業界では老舗であるBIGLOBEが提供しています。
相手もきっと「きちんとセキュリティにも配慮ができているな」と感じるのではないでしょうか。

また、相手がダウンロードしたことをメールで知らせてくれる機能があるので、相手が受け取ったかどうかの確認も簡単です!

では、さっそく使ってみましょう!

早速使ってみる 〜申し込みはWebから。

こちらの画面からWebで申込をします。
まずはお試し「無料コース」へ登録します。
無料コースは30日間、3ID/1GBが使えます。
「法人名」「担当名」「メールアドレス」を入力して、業種を選べば準備完了。
規約への同意もお忘れなく。

登録したらサービスを利用するためのログイン情報がメール送られてきます。
登録から利用開始まで、なんと最短10秒で完了!

無料コース簡単登録画面

なお、試して問題なければ、有料の「プラスコース(980円〜)」に申し込むことで、無料コースで使っていた環境をそのまま引き継いで使えます。
無料期間が終わったところで、無料コースから勝手に有料コースへ切り替わることは無いので安心です。

ログインして送りたいファイルをアップロード。

早速、相手に送りたいファイルをアップロードしましょう。まずは、送られてきたログイン情報を確認して、パソコンのブラウザでサービスサイトからログインします。その後の手順は以下の4ステップ。

  1. 一つだけフォルダが表示されている(下の画像だと「test_adm」)ので、それをクリック
    一つだけフォルダが表示されているので、それをクリック
  2. 後で見て分かりやすいように、画面左のメニューにある「新規フォルダ作成」をクリックして、送信先の会社用のフォルダを作ります(「○○会社様送付」フォルダ)。
    画面左のメニューにある「新規フォルダ作成」をクリックして、送信先の会社用のフォルダを作ります
  3. そのフォルダに送りたいファイルをアップロードしますので、「○○会社様送付」フォルダをクリックして中に入ります。
    フォルダをクリックして中に入ります
  4. 画面左のメニューにある「アップロード」をクリックします。アップロードはブラウザ画面へのドラッグ&ドロップでもOK。100Mのファイルでも数秒で終わります。その時に!画面右上の「アップロード後にWeb公開する」にチェックをつけてください。
    アップロードはブラウザ画面へのドラッグ&ドロップでもOK。

ファイルを公開して準備完了。

「アップロード後にWeb公開する」にチェックをつけてアップロードすると、Web公開画面が表示されます。ここには相手に渡すURLが表示され、公開期限日やパスワードの設定が行えます。

日付とパスワードを設定したら「ダウンロードされたらメールで通知」にチェックを付けて「作成」ボタンを押して準備完了!
ここで「ダウンロードされたらメールで通知」にチェックを付けておくと、相手がダウンロードしたときにメールで教えてくれます。

「ダウンロードされたらメールで通知」にチェック

後は、メールの本文に、URLを貼りつけて、パスワードを伝えれば完了です。
私は、念のためにURLをお知らせするメールを送った後、別のメールでパスワードをお伝えしています。

ファイルを公開して準備完了

複数のファイルを同じ方へ送りたいときは、「アップロード後にWeb公開する」にチェックをしないで、複数ファイルを同時にアップロードしてから「一つ上のフォルダ」をクリックして、フォルダを表示させます。

フォルダにチェックをいれて画面左の「Web公開」ボタンを押すとフォルダを公開できますので中にアップロードしたファイルはすべてダウンロード可能になります。

また、すでにアップロードしているファイルをWeb公開したり、フォルダをWeb公開しておいて中のファイルを入れ替えながら使ったりすることもできます。

公開URLを控え忘れても大丈夫です。Web公開されたファイルやフォルダには一覧画面で地球儀マークが表示されますので、そこにマウスを合わせれば表示されますし、「詳細」ボタンを押すとURLはもちろん、設定した期日も確認できます。

メールを受け取った側はどうする?

メールを受け取った人は、メール画面で書かれているURLをクリックしてください。
そうするとブラウザがひらいて、パスワードだけのログイン画面が表示されます。

メールを受け取った側はどうする?

そこに教えてもらったパスワードを入れると、Web公開されたファイルだけが見えるという訳です。
相手には「BIGLOBEクラウドストレージ」のIDは必要ありませんし、サービスを知らなくても大丈夫です。 ファイルをクリックすれば、もちろんダウンロードが可能です。
Web公開時に「ダウンロードされたらメールで通知」にチェックをしておくと、この画面でダウンロードが行われたらメールで教えてくれます。

このファイル自体を暗号化したパスワード付きファイルにしておけば更に安全ですね。暗号化したパスワード付きファイルにするには、皆さんが入手されたファイル圧縮暗号化ソフトをお使いください。

メールを受け取った側はどうする?

おまけ)相手からアップロードしてもらう事も出来ます

「相手に安心感を与えるファイルの受け渡しの方法」いかがでしたか。簡単なのでぜひ皆さん試してみてください!

実は「BIGLOBEクラウドストレージ」サービスには、「Web公開」機能とは逆の「受取フォルダ」機能があります。これは、相手にURLと個別のパスワードを送ることで、相手から「BIGLOBEクラウドストレージ」にファイルをアップロードしてもらうことができる機能です。もちろん相手には「BIGLOBEクラウドストレージ」のIDは必要ありません。

相手がアップロードしたことをメールで通知してくれる機能もあります。
こちらも便利ですので、試してみてください。他にもいろいろな機能がありますが、それはまたの機会にご紹介します。

今回使ってみたサービス

  1. サービス名:BIGLOBEクラウドストレージ
  2. 提供会社:ビッグローブ株式会社
  3. http://business.biglobe.ne.jp/storage/

(編集 : BB-WAVEスタッフ)